Co je to time management?
Time management lze charakterizovat jako proces chytrého rozdělování času mezi jednotlivé činnosti. Níže najdete tipy a metody, které vám pomohou s efektivním a včasným plněním pracovních úkolů.
Tipy na efektivní plnění pracovních úkolů
Ať už pracujete jako manažer/ka, sekretářka, specialista/ka marketingu nebo na jiné pozici, která vyžaduje time management, podívejte se na tipy, které vám pomohou efektivně plnit pracovní úkoly:
- rozdělte si vždy dopředu pracovní dobu do sekcí, kdy se budete plně věnovat úkolům a kdy budete v pauzách odpočívat (půjdete s kolegy na oběd, uvaříte si kávu apod.),
- úkoly si rozdělte podle náročnosti s ohledem na biologické hodiny (ráno pracujte na náročnějších, odpoledne na rutinních a večer plánujte a organizujte úkoly na den další), ale i s ohledem na úsporu času (tematicky a místně),
- veškeré denní povinnosti si sepište v bodech do diáře a odškrtávejte si je,
- přizpůsobte si pracovní prostředí podle svého (pořiďte si do kanceláře květiny, obrazy, polohovací křeslo nebo stůl* atd.).
*Květiny vám pomohou navodit útulné a příjemné prostředí. Polohovací stůl se vám bude hodit v případě, kdy se potřebujete více soustředit a být produktivnější. Na rozdíl od židle vás nebude uspávat a přiměje k lepší koncentraci.
Metody time managementu
Abyste dokázali v práci plnit úkoly včas a efektivně, je třeba umět si správně nastavit priority. K tomu slouží metody time managementu. Níže uvádíme ty nejčastěji používané.
ABC analýza
Při ABC analýze si rozdělíte úkoly do skupin podle důležitosti, přičemž platí, že:
- skupina A zahrnuje naléhavé a důležité úkoly,
- do skupiny B se řadí úkoly důležité, ale nenaléhavé
- a do skupiny C patří úkoly, které nejsou ani naléhavé, ani důležité.
Skupin může být i více. Záleží na vás, jak chcete úkoly kategorizovat.
Paretovo pravidlo 80/20
Další metodou time managementu je tzv. Paretovo pravidlo, které spočívá v rozdělení úloh do dvou skupin. Princip říká, že v první skupině je 80 % úloh, jež mohou být ukončeny v 20 % času. Druhá pak zahrnuje 20 % úloh, které budou trvat 80 % času. Pro dosažení vyšší produktivity je vhodné se primárně věnovat první skupině.
Chystáte se změnit práci? Prohlédněte si rekvalifikační kurzy Orange Academy!
Zdroj informací: manpower.cz, cs.wikipedia.org
Zdroj foto: archiv Pixabay